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秘書室簡介

  秘書室在本校組織系統中,係屬幕僚單位。其業務除辦理各項校務行政工作外,並承校長之命,溝通協調本校各單位業務之推行。故就功能而言,秘書室兼具「執行者」與「溝通者」之雙重角色。

  依學校組織規程規定,秘書室雖辦理秘書綜合業務、企劃、管考及媒體資源等。但其在人力運用與業務轉換上,常隨高等教育之變革及校長授權而增減。自民國69年中山大學在西子灣建校以來,秘書室即扮演輔佐首長與調和鼎鼐的功能。另於94年8月1日因單位業務調整分設「綜合業務組」與「公關資源組」兩組辦事,及至99年2月為強化校友服務,故增設「校友服務中心」(任務編組),民國104年2月基於單位業務整合及提升行政效率需要,轄下分設綜合業務組、公共事務組及校友服務中心三個單位。
至民國106年2月,為強化校友之服務與募款,校友服務中心由秘書室下二級單位調整為一級單位。目前秘書室轄下設有「綜合業務組」及「公共事務組」二組辦事:
 
(一)綜合業務組:負責校長行程、會議紀錄、貴賓接待、公文審閱、信函回覆、文稿撰擬等。
 
(二)公共事務組:為本校訊息傳播的窗口。主要任務為透過媒體傳達本校之目標、願景及成就,深耕校園文化,提升品牌形象。

  秘書室在推動校務工作上,秉持「教育為主、行政為輔」之原則,除強化縱向之承轉、綜攬與專業外,更須活化橫向之聯繫、協調與配合。因此「做人講原則,做事講圓融」將成為應具備之素養與能力。
另外秘書室在古代稱為「主簿」,而今它是各單位的橋樑溝通者與關鍵協調者。其具有凝聚同仁向心力與激發單位生命力的功能,切不可妄自菲薄。另其在輔佐主管方面,應勇於任事、主動誠信、竭忠盡力、通情達理、嚴守分際、不卑不亢、切勿踰越、以武犯禁。
     
     總之,秘書室的工作,千頭萬緒、盤根錯節。身在其中,身似門神,心如蜘蛛,狀如扁魚,缺一不可。
 

106年2月1日修正