秘書室在本校組織系統中，係屬幕僚單位。其業務除辦理各項校務行政工作外，並承校長之命，溝通協調本校各單位業務之推行。故就功能而言，秘書室兼具「執行者」與「溝通者」之雙重角色。

　　依學校組織規程規定，秘書室雖辦理秘書綜合業務、企劃、管考及媒體資源等。但其在人力運用與業務轉換上，常隨高等教育之變革及校長授權而增減。自民國69年中山大學在西子灣建校以來，秘書室即扮演輔佐首長與調和鼎鼐的功能。

　　民國94年8月1日因單位業務調整分設「綜合業務組」與「公關資源組」兩組辦事，至99年2月為強化校友服務，故增設「校友服務中心」(任務編組)，民國104年2月基於單位業務整合及提升行政效率需要，轄下分設綜合業務組、公共事務組及校友服務中心三個單位。

　　至民國106年2月，為強化校友之服務與募款，校友服務中心由秘書室下二級單位調整為一級單位。110年10月因應本校邁向雙語大學之目標，經行政會議交辦設立任務編組型「行政工作雙語化推動小組」，112年3月正式設置「雙語校園推動辦公室」(任務編組)。現秘書室轄下設有「綜合業務組」及「公共事務組」與任務編組之「雙語校園推動辦公室」：

(1)綜合業務組：負責校長行程、會議紀錄、貴賓接待、公文審閱、信函回覆、文稿撰擬等。

(2)公共事務組：為本校訊息傳播的窗口。主要任務為透過媒體傳達本校之目標、願景及成就，深耕校園文化，提升品牌形象。

(3)雙語校園推動辦公室：複審翻譯校級英文文件和一級行政學術單位之法規、檢視各單位英文網頁、維護本校雙語詞彙表、協助辦理職員英語工作坊，以及與各單位英語窗口和外籍教師溝通協調等。

　　秘書室在推動校務工作上，秉持「教育為主、行政為輔」之原則，除強化縱向之承轉、綜攬與專業外，更須活化橫向之聯繫、協調與配合。因此「做人講原則，做事講圓融」將成為應具備之素養與能力。另外秘書室在古代稱為「主簿」，而今它是各單位的橋樑溝通者與關鍵協調者。其具有凝聚同仁向心力與激發單位生命力的功能，切不可妄自菲薄。另其在輔佐主管方面，應勇於任事、主動誠信、竭忠盡力、通情達理、嚴守分際、不卑不亢、切勿踰越、以武犯禁。

　　總之，秘書室的工作，千頭萬緒、盤根錯節。身在其中，身似門神，心如蜘蛛，狀如扁魚，缺一不可。

114年2月10日修正